Nova carta de agendamento do OFCCP cria encargos adicionais para empreiteiros federais: seus 5

Percepções

29.8.23

O Escritório de Programas de Conformidade de Contratos Federais (OFCCP) do Departamento do Trabalho anunciou em 25 de agosto que atualizou sua Carta de Programação de Fornecimento e Serviços e Lista Itemizada - também conhecida como carta de programação - de maneiras que os empreiteiros federais acharão onerosos e demorados . As mudanças resultam em uma expansão da cobertura tanto na amplitude quanto no escopo das avaliações de conformidade conduzidas pelo OFCCP, e se aplicam às avaliações de conformidade de fornecimento e serviços programadas para ou após 24 de agosto de 2023. Aqui estão cinco etapas que você pode seguir para garantir que permanecerá em cumprimento das regras revistas.

O que é a Carta de Agendamento?

OFCCP emite uma “carta de agendamento” para informar um contratante federal que ele será auditado pela agência por meio de uma avaliação de conformidade. As avaliações de conformidade são bastante rotineiras para o OFCCP, mas os contratantes federais muitas vezes sofrem perturbações significativas nas suas rotinas quando são obrigados a reunir os itens necessários para apresentação em resposta a uma carta de agendamento. A Carta de Programação de Fornecimento e Serviços atualizada e a Listagem Detalhada alteram vários aspectos importantes quando se trata de obrigações de contratantes federais.

O que mudou e como as revisões impactam os empreiteiros federais?

Existem algumas mudanças significativas tanto na amplitude quanto no escopo dos itens que serão exigidos dos empreiteiros federais graças a essas mudanças. Além de algumas das alterações de conteúdo discutidas abaixo, o OFCCP também implementou alterações em avisos e comunicações. Por exemplo, os empreiteiros agora só podem receber notificação da auditoria por e-mail com uma solicitação de confirmação de leitura, em vez de uma comunicação por e-mail e uma comunicação via correio certificado dos EUA. Anteriormente, a notificação de correio certificado dos EUA sinalizava o início do período para envios de auditoria. Além disso, os empreiteiros podem agora concluir o envio eletrônico de materiais de auditoria através do sistema seguro de compartilhamento de arquivos do OFCCP, o Kiteworks.

Amplitude: OFCCP requer mais documentação

Escopo e amplitude aumentados para dados de remuneração

Há também alterações importantes no item 19 (remuneração). A mudança mais significativa é a exigência de fornecer um instantâneo adicional dos dados de remuneração, abrangendo a análise da força de trabalho do AAP do ano anterior. Assim, o contratante deverá agora fornecerdois anosde dados de remuneração individual, em vez de apenas um.

O OFCCP também exige que o contratante inclua “outras remunerações ou ajustes salariais”, deixando claro que as informações para o total, e não apenas os dados de remuneração base, são agora uma parte obrigatória da submissão. O OFCCP também exige agora a apresentação de “dados relevantes sobre os factores utilizados para determinar a remuneração dos empregados” e “documentação e políticas relacionadas com as práticas de remuneração do contratante”, que anteriormente eram opcionais. Este pedido bastante alargado é consistente com o foco contínuo do OFCCP nas disparidades compensatórias.

A agência também adicionou uma nova solicitação na Listagem Detalhada – Item 22 – que exige que o contratante avalie seus sistemas de remuneração como parte de suas “análises aprofundadas do processo total de emprego”. Os empreiteiros serão obrigados a apresentar documentação que demonstre quando as análises de remuneração foram concluídas, o número de funcionários incluídos na análise, as formas de remuneração analisadas, que a remuneração foi analisada por gênero, raça e etnia, e o método utilizado para a análise de remuneração .

Escopo: OFCCP expande abordagem para instituições pós-secundárias e outros contratantes com ambiente de campus

Uma mudança muito significativa diz respeito ao escopo das avaliações de conformidade. OFCCP adicionou o seguinte idioma:

Se você for uma instituição de ensino superior ou um contratante federal com um ambiente semelhante a um campus que mantém vários AAPs, deverá enviar as informações solicitadas nesta carta de agendamento para todos os AAPs desenvolvidos para campi, escolas, programas, edifícios, departamentos ou outras partes da sua instituição ou empresa localizada em [somente cidade e estado].